PROJECT ASSISTANT

Sector Real estate

Type Employee

Location Brussels

Language fr

Reference 929

LE CLIENT

Notre client , grande société immobilière patrimoniale orientée bureaux,  est à la recherche d'un Project Assistant (H/F) afin d'assurer le soutien administratif du département responsable des projets immobiliers.

LA MISSION

Vous assurez de manière autonome le support et suivi administratif lié aux missions du département Project, et ce, en soutien des Project Managers et Office Designers actifs en son sein.

Plus spécifiquement:

  • Vous êtes le bras droit de différents project managers, en assurant le suivi des procédures internes (notamment procédures de commandes, procédures relatives à la certification ISO 14001,…) et la mise à jour des check-lists et dossiers relatifs à chaque projets.
  • Vous assurez la rédaction et tenue de différents inventaires, notamment de matériaux et mobilier, présents sur les chantiers, dans le cadre de la politique de notre client relative à l'économie circulaire.
  • Vous assurez les communications téléphoniques, les prises de rendez-vous et le suivi des messages pour différents types d'intervenants extérieurs.
  • Vous assurez le scanning et les copies des documents officiels ainsi que le classement des dossiers du département.
  • Vus gérez et suivez la correspondance entrante et sortante et assurez notamment la rédaction de courriers, compte-rendu, rapports et présentations, et les parachevez sur le plan du lay-out et de l'orthographe. Vous assurez ponctuellement la traduction de documents (FR-NL/NL-FR).
  • Vous participez au processus de commande de travaux, depuis l'assistance à la réalisation des appels d'offres jusqu'à l'émission des bons de commande et l'aide à la rédaction de contrats relatifs aux travaux entrepris par le département.
  • Vous veillez à et facilitez la bonne communication/partage d'informations au sein de l'équipe et avec les autres départements de la société, notamment grâce à l'utilisation d'outils collaboratifs.
  • Vous organisez les réunions et leur logistique et participez à la gestion du planning des activités du département et des agendas individuels des membres de l'équipe.
  • Vous préparez les supports de présentation et organisez les réunions d'équipe.

LE PROFIL

  • Vous êtes titulaire d'u Bachelier en secrétariat ou équivalent.
  • Vous disposez d'une expérience concluante dans une fonction similaire, idéalement dans le monde de l'immobilier ou de la construction.
  • Vous êtes bilingue NL/FR, avec une bonne connaissance de l'anglais.
  • Vous maîtrisez les outils de la suite MS Office. Une bonne maîtrise de Power Point est un atout.
  • Vous êtes dynamique, enthousiaste, et doté d'un esprit positif.
  • Vous êtes organisé, planifiez votre travail de manière systématique de sorte à pouvoir respecter les délais.
  • Vous êtes précis et rigoureux.
  • Vous êtes doté d'un esprit d'équipe marqué.
  • Vous êtes proactif et n'hésitez pas à proposer des pistes d'amélioration.
  • Vous êtes flexible et capable de passer facilement d'une activité à l'autre.

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