PROPERTY MANAGEMENT ASSISTANT

Sector Real estate

Type Employee

Location Brussels

Language fr

Reference 913

Befimmo est à la recherche d'un (H/F) Property Management Assistant afin d'assurer de manière autonome le suivi administratif et logistique liés aux missions de gérance de plusieurs Property Managers.

LA FONCTION

Vous faites partie de l'équipe Property/Facility et rapportez directement au Head of Property Management.

Vous assitsez plusieurs Property Managers dans leur mission en leur apportant de façon autonome un soutien administratif et logistique.
Plus spécifiquement:

Vous assistez les Property Managers dans leur mission relative à la satisfaction des clients-locataires:

  • Vous traitez les demandes d'intervention et organisez les dépannages avec les prestataires ad hoc en assurant le feedback envers les locataires.
  • Vous organisez l'accueil des nouveaux locataires (organisation des états des lieux, relevé des compteurs, remise du règlement d'ordre intérieur,…)
  • Vous relayez les demandes des locataires existants vers les Property Managers et produisez les réponses adéquates.

Vous assistez les Property Managers dans leurs missions techniques et réglementaire:

  • Vous alimentez différents types de bases de données (fournisseurs, prestataires, évènements survenus dans les immeubles, requêtes des locataires,…)
  • Vous participez au processus de commande d'interventions, de prestations et de travaux, depuis l'assistance à la réalisation des appels d'offres jusqu'à l'émission des bons de commande/contrats.
  • Vous assurez le suivi des rapports des contrôles légaux dans vos immeubles.
  • Vous prenez en charge certaines missions transversales pour l'équipe (par exemple des travaux de suivi ou la création de documents type).

Vous apportez un soutien administratif et logistique:

  • Vous assurez le scanning et le classement papier et électronique des documents.
  • Vous assurez la rédaction de courriers, compte-rendu, rapports et présentations. Vous traduisez occasionnellement certains documents (FR-NL-UK)
  • Vous gérez les agendas, organisez des réunions et rendez-vous et veillez à la logistique des ces derniers.
  • Vous jouez un rôle de back-up pour les Assistants du département.

LE PROFIL

  • Vous êtes titulaire d'un diplôme d'études supérieures de type "Bachelier en secrétariat" ou équivalent.
  • Vous disposez idéalement d'une expérience administrative/technique concluante ou en gérance d'immeuble.
  • Vous êtes bilingue NL/FR avec une bonne connaissance de l'anglais.
  • Vous avez le sens de l'initiative et du service pour satisfaire au mieux les locataires.
  • Vous avez un bon esprit d'équipe, d'entraide et de partage d'informations avec les membres du département.
  • Vous êtes dynamique, rigoureux et apte à respecter les deadlines.
  • Vous êtes flexible, passez facilement d'une activité à l'autre et êtes résistant au stress.
  • Vous avez une bonne maitrise des outils de la suite MS Office.
  • Vous partagez les valeurs de Befimmo et vous êtes désireux de jouer un rôle actif dans sa politique de responsabilité sociétale.

Autres offres