LEGAL ASSISTANT

Sector Real estate

Type Employee

Location Brussels

Language nl

Reference 915

Befimmo is op zoek naar een (M/V) deeltijdse Legal Assistant om de administratieve ondersteuning van de juridische afdeling van de GVV, die op dit ogenblik uit 5 personen bestaat, te garanderen.

DE MISSIE

Onder de verantwoordelijkheid van de Head of Legal die de afdeling coördineert, staat u op zelfstandige wijze in voor de administratieve opvolging met betrekking tot de dossiers van de afdeling.

U bent eveneens verantwoordelijk voor de administratieve opvolging van de verzekeringsportefeuille. U zorgt voor de ondersteuning en opvolging van verschillende dossiers met interne of externe betrokkenen.
Meer bepaald:

  • U bent verantwoordelijk voor het administratieve beheer en de opvolging van de verzekeringsportefeuille van de GVV (opvolging van de vervaldata, contacten met de makelaar voor de facturatie, opzeggingen, attesten, enz., administratieve opvolging van de verschillende verzekeringspolissen).
  • U beheerst de agenda's van de leden van het team.
  • U organiseert vergaderingen en zorgt daarbij voor de nodige logistiek (lunch, materiaal,…)
  • U bent verantwoordelijk voor het beheer en de opvolging van de inkomende en uitgaande briefwisseling.
  • In samenwerking met de leden van de afdeling staat u onder andere in voor het opstellen, het opsturen, kopiëren, klasseren en archiveren van brieven, verslagen, rapporten en presentaties en u werkt deze documenten af op het vlak van lay-out en spelling.
  • U zorgt voor de administratieve opvolging van de binnenkomende facturen.
  • U beantwoordt de telefoon, en u noteert de berichten.
  • U zorgt voor het klassement van de dossiers (briefwisseling, contracten, kopies,…)
  • Bij speciale projecten werkt u samen met de assistanten van andere departementen, voor het samenstellen van een juridisch dossier/dataroom. U werkt mee aan de samenstelling van de dossiers (kopies, structuur, presentaties).
  • U vervangt of ondersteunt nu en dan andere assistentes.

HET PROFIEL

  • U bent in het bezit van een diploma van het type "Bachelor in Secretariaat/Administratie" of een overeenkomende ervaring.
  • U hebt een overtuigende gelijkaardige werkervaring, ervaring in verzekeringen is een troef.
  • U bent tweetalig NL/FR. Kennis van het Engels is een troef.
  • U beheert de MS Office tools.
  • U kan zelfstanding werken.
  • U hebt een aangeboren gevoel voor discretie en bent u bewust van de vertrouwelijkheid van de informatie.
  • U werkt nauwkeurig.
  • U bent proactief, dynamisch, en u kan deadlines naleven.
  • U hebt een team spirit.
  • U deelt de waarden van Befimmo en wenst een actieve rol te spelen in haar beleid van maatschappelijke verantwoordelijkheid.

Autres offres