PROJECT ASSISTANT

Sector Real estate

Type Employee

Location Brussels

Language nl

Reference 929

DE KLANT

Onze klant, een groot kantoorgericht vastgoedbedrijf, is op zoek naar een (M/V) Project Assistant om administratieve ondersteuning te bieden aan het departement dat verantwoordelijk is voor vastgoedprojecten.

DE OPDRACHT

U zorgt op een zelfstandige manier voor de ondersteuning en de administratieve opvolging van de missies van het departement Project, en dat ter ondersteuning van de Project Managers en Office Designers binnen deze afdeling.
Meer specifiek:

  • U bent de rechterhand van verschillende Project Managers en zorgt voor de opvolging van de interne procedures (waaronder bestelprocedures, ISO 14001 certificatieprocedures, …) en het bijwerken van checklists en bestanden voor elk project.
  • U bent verantwoordelijk voor het opstellen en onderhouden van verschillende inventarissen, waaronder materialen en meubilair die aanwezig zijn op de bouwwerven, en die deel uitmaken van het beleid van onze klant betreffende circulaire economie.
  • U beantwoordt telefonische oproepen, maakt afspraken en zorgt voor de opvolging van berichten voor verschillende externe stakeholders.
  • U scant en kopieert officiële documenten en zorgt voor de klassering van de dossiers van het departement.
  • U beheert en volgt inkomende en uitgaande correspondentie, inclusief het schrijven van brieven, rapporten, verslagen en presentaties, en houdt daarbij  rekening met de lay-out en spelling. Ook zorgt u voor de vertaling van documenten (FR-NL/NL-FR).
  • U neemt deel in het proces van de bestelling der werken, als steun bij het uitschrijven van aanbestedingen tot het uitreiken van bestelbonnen en u assisteert bij het opstellen van contracten met betrekking tot de werken die door de afdeling worden uitgevoerd.
  • U zorgt voor en vergemakkelijkt een goede communicatie/informatie-uitwisseling binnen het team en met andere afdelingen van het bedrijf, onder meer door het gebruik van samenwerkingstools.
  • U organiseert de vergaderingen en de daarbij logistieke taken en zorgt voor het beheer van de planning van de activiteiten van de afdeling en van de individuele agenda's van teamleden.
  • U zorgt voor de presentaties en organiseert de teammeetings.

HET PROFIEL

  • U beschikt over een diploma van type Bachelor in secretariaat of gelijkaardig.
  • U hebt een succesvolle ervaring in een vergelijkbare functie, idealiter in een vastgoed- of bouwomgeving.
  • U bent tweetalig NL/FR, met een goede kennis van het Engels.
  • U beheert de MS-Office tools. Een goede kennis van Power Point is een troef.
  • U bent dynamisch, enthousiast en hebt een positieve geest.
  • U bent georganiseerd en plant uw werk op een systematische manier zodat u zonder problemen deadlines haalt.
  • U werkt nauwkeurig en rigoureus.
  • U hebt een sterke teamspirit.
  • U bent proactief en geeft suggesties om processen te verbeteren.
  • U bent flexibel en in staat om gemakkelijk van de ene activiteit naar de andere te schakelen.

 
 

Autres offres